Como Usar Ferramentas de IA na Contabilidade?

No mundo financeiro acelerado de hoje, saber como usar ferramentas de IA na contabilidade pode te dar uma vantagem real. Você sabia que 55% Será que já existem organizações que estão utilizando A em pelo menos uma área de seus negócios, incluindo contas?

O melhores ferramentas de IA estão mudando o jogo na contabilidade ao assumir o controle tarefas repetitivas , tornando a análise de dados mais fácil e auxiliando na conformidade. Essas ferramentas economizar seu tempo e Reduza os erros. , permitindo que você se concentre na imagem maior.

Quer simplificar as tarefas do seu negócio com IA? Continue lendo para descobrir como!

Como Usar Ferramentas de IA na Contabilidade – Guia Passo a Passo

Incorporando Inteligência Artificial Na contabilidade, pode melhorar drasticamente. eficiência e precisão em operações financeiras.

Aqui está um guia passo a passo sobre como usar ferramentas de IA na contabilidade para Organize seus processos. e Melhorar a tomada de decisão :

Passo 1: Escolha uma Ferramenta de IA

Passo 2: Configurar a Ferramenta de IA

Passo 3: Importar Faturas

Passo 4: Extração de Dados de IA

Passo 5: Validação de Dados

Passo 6: Categorização Automática

Passo 7: Fluxo de Aprovação

Passo 8: Integração com Software de Contabilidade

Passo 9: Aprendizagem Contínua

Passo 10: Gerar Relatórios

Passo 1: Escolha uma Ferramenta de IA

• Selecione um software ou ferramenta de contabilidade alimentado por IA como Xero, QuickBooks , ou ferramentas de IA especializadas como AppZen é Kofax. Essas ferramentas estão equipadas com recursos para automatizar o processamento de faturas e gerenciamento de despesas.

Passo 2: Configurar a Ferramenta de IA

• Instalar o software escolhido e integrá-lo ao seu sistema contábil existente.
• Configurar as configurações Com base em suas necessidades comerciais, como configurar detalhes de fornecedores, categorias de despesas e fluxos de aprovação.

Passo 3: Importar Faturas

• Digitalizar Faturas em papel usando um scanner ou carregue faturas digitais diretamente na ferramenta de IA.
• Garantir As faturas estão em um formato suportado (por exemplo, PDF, JPEG).

Passo 4: Extração de Dados de IA

A ferramenta de IA usa Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) extrair informações relevantes das faturas. Isso inclui:

• Nome do fornecedor
• Data da fatura
• Número da fatura
• Itens de linha (descrição, quantidade, preço unitário)
• Quantidade total
• Detalhes fiscais

Passo 5: Validação de Dados

• A ferramenta de IA referências cruzadas Os dados extraídos com registros existentes para validar a precisão.
• Isso bandeiras quaisquer discrepâncias, como totais incompatíveis ou informações ausentes, para revisão.

Passo 6: Categorização Automática

• A IA categoriza despesas baseadas em regras predefinidas e dados históricos Por exemplo, materiais de escritório, despesas de viagem, serviços públicos, etc.
• Ele atribui as contas apropriadas do razão geral a cada despesa.

Etapa 7: Fluxo de Aprovação

• A ferramenta de IA encaminha as faturas processadas através do fluxo de aprovação pré-configurado .
• Notificações São enviados para os aprovadores relevantes, que podem revisar e aprovar faturas através do software.

Passo 8: Integração com Software de Contabilidade

• Uma vez aprovadas, as faturas são automaticamente inseridas no software de contabilidade.
• A ferramenta de IA atualizações As contas a pagar e os relatórios de despesas correspondentes.

Passo 9: Aprendizagem Contínua

• A ferramenta de IA aprende a partir de correções e feedback do usuário , melhorando sua precisão ao longo do tempo.
• Atualizar regularmente A ferramenta e aprimorar as regras para melhorar seu desempenho.

Etapa 10: Gerar Relatórios

• Use a ferramenta de IA para gerar tempo real Relatórios financeiros, como demonstrações de fluxo de caixa, relatórios de despesas e análise de desempenho de fornecedores.
• Esses relatórios ajudam a tomar decisões financeiras informadas.

De que maneiras o AI Accounting pode ser utilizado da melhor forma?

Descubra as melhores maneiras de usar a inteligência artificial na contabilidade que você pode facilmente implementar ao aprender como usar ferramentas de IA na contabilidade é essencial para maximizar. eficiência e precisão .

• Previsão: A inteligência artificial pode analisar dados históricos para prever tendências financeiras futuras, auxiliando as empresas a planejar de forma mais eficaz.
• 2. Agendamento: Automatizar tarefas de agendamento garante uma gestão eficiente do tempo e alocação de recursos.
• 3. Gerenciando o Fluxo de Caixa: Ferramentas de IA fornecem insights em tempo real sobre o fluxo de caixa, permitindo melhores decisões financeiras.
• 4. Automação de Fluxo de Trabalho: Simplificar tarefas repetitivas, como entrada de dados e relatórios, aumenta a eficiência.
• 5. Compondo e Gerenciando Emails e Caixa de Entrada: A inteligência artificial pode redigir e gerenciar e-mails, economizando tempo e melhorando a comunicação.
• 6. Processamento de Faturas e Gerenciamento de Despesas: Automatizar esses processos reduz erros e acelera as operações financeiras.
• 7. Análise de Dados: A análise de dados alimentada por inteligência artificial ajuda a descobrir padrões e insights para tomadas de decisão estratégicas.
• 8. Comunicação Empresarial: Melhorar a comunicação interna e externa com ferramentas de IA garante clareza e eficiência.

Para mais informações sobre como a inteligência artificial pode simplificar as tarefas diárias, leia IA para o Cotidiano. Este artigo destaca como a IA para o cotidiano aumenta a produtividade e a conveniência em vários aspectos da vida.

Quais são as melhores ferramentas de IA para contabilidade?

1. Bill

Plataforma abrangente de operações financeiras alimentada por IA projetada para automatizar processos contábeis.

Características:

• Faturamento Automatizado: Cria e envia faturas automaticamente.
• Gerenciamento de Despesas: Rastreia e categoriza despesas.
• Fluxos de Aprovação: Simplifica os processos de aprovação.
• Integração: Integra-se perfeitamente com os principais softwares de contabilidade como QuickBooks e Xero.

Benefícios:

• Simplifica os processos de contas a pagar e receber.
• Melhora a gestão do fluxo de caixa.
• Reduz o risco de erro humano.

2. Docyt

Docyt é uma plataforma de gerenciamento de documentos que permite que você armazene, organize e compartilhe seus arquivos de forma segura e eficiente. Com Docyt, você pode acessar seus documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando o trabalho em equipe e a colaboração. Além disso, a plataforma oferece recursos de pesquisa avançada e integração com outras ferramentas, tornando a gestão

Plataforma impulsionada por IA que se concentra em automatizar tarefas de gerenciamento de documentos e contabilidade.

Características:

• Captura e Processamento de Documentos: Usa IA para escanear, capturar e categorizar documentos financeiros.
• Contabilidade em Tempo Real: Fornece registros financeiros atualizados.
• Demonstrações Financeiras Prontas para Auditoria: Garante que todos os documentos estejam organizados para auditorias.
• Ferramentas de Colaboração: Facilita a comunicação e o compartilhamento de documentos.

Benefícios:

• Economiza tempo na entrada de dados.
• Melhora a precisão em registros financeiros.
• Garante conformidade com requisitos de auditoria.

3. Blue Dot

Utiliza a inteligência artificial para fornecer soluções automatizadas de conformidade com o IVA e impostos.

Características:

• Automação de Conformidade Tributária: Identifica e categoriza transações para relatórios precisos de IVA.
• Gerenciamento de Despesas: Analisa e valida relatórios de despesas.
• Visão em Tempo Real sobre Impostos: Oferece insights sobre responsabilidades fiscais.
• Conformidade Global: Suporta conformidade tributária para várias jurisdições.

Benefícios:

• ReduzReduces means to make something smaller or less in size, amount, or intensity. It can also refer to decreasing or lessening the severity or impact of something.a complexidade do cumprimento das obrigações fiscais.
• Minimiza Erros na declaração de impostos.
• Garante adesão às regulamentações fiscais globais.

Quais são as tendências de IA na contabilidade em 2024 ?

No 2024 A inteligência artificial para a indústria contábil está evoluindo rapidamente com a integração de ferramentas de IA.

Compreensão como usar ferramentas de IA na contabilidade Pode dar às empresas uma vantagem significativa ao otimizar o manuseio de dados, aprimorar a análise preditiva e simplificar a gestão de fluxo de trabalho.

Tendência #1: Utilizando IA para Sumarização, Organização e Análise de Dados

• Economia de Tempo: O manuseio de dados brutos em planilhas é demorado para os contadores.
• Informações em Tempo Real: A inteligência artificial analisa grandes volumes de dados financeiros rapidamente, oferecendo insights em tempo real sobre a saúde financeira.
• Vantagem Competitiva: Empresas que adotam IA ganham uma vantagem sobre aquelas resistentes a novas tecnologias.
• Exemplo Prático: Jason Staats, fundador da Realize, usa o ChatGPT para estruturar dados de texto não estruturado, reduzindo o tempo de síntese de documentos.
• ” É tão simples quanto arrastar, copiar e colar transações de um extrato bancário. ” diz Jason. ” ChatGPT anonimiza e estrutura os dados em um formato CSV. “
• Impacto na Indústria: 59% dos profissionais de contabilidade acreditam que a contabilidade será a área mais afetada pela inteligência artificial.
• Evolução do Trabalho: A inteligência artificial não substituirá os contadores, mas transformará a forma como eles trabalham.

Tendência #2: A IA está impulsionando a análise de dados preditiva.

• Análise Avançada: Algoritmos de IA analisam grandes conjuntos de dados para identificar padrões e riscos que os humanos podem não perceber.
• Mudança de Papéis: Contadores passam de gerar relatórios para avaliar previsões de IA.

Verificações de precisão: Avaliar as saídas de IA por:

• Comparando com resultados conhecidos
• Usando técnicas de validação cruzada
• Utilizando métricas de avaliação adequadas
• Avaliando viés e imparcialidade

Tendência #3: Incorporando a IA em Soluções de Gerenciamento de Prática de Ponta a Ponta

• Integração Perfeita: Ferramentas de IA são mais eficazes quando integradas às ferramentas existentes.
• Reduz o tempo gasto alternando entre aplicativos.
• Permite que a IA acesse dados atuais e históricos.

Principais vantagens:

Fluxo de trabalho otimizado: Acesse recursos de IA dentro da mesma interface usada para interações com clientes e gerenciamento de projetos.

Colaboração eficiente com o cliente: Compartilhe relatórios e insights gerados por IA diretamente da plataforma, melhorando a transparência e comunicação com os clientes.

Quem está liderando o caminho no uso de IA em contabilidade?

As 4 grandes empresas de CPA – Deloitte, PwC, Ernst & Young (EY) e KPMG – estão na vanguarda da adoção de IA em contabilidade.

Essas empresas utilizam a inteligência artificial para automatizar. revisões de documentos , Aprimorar os processos de auditoria , desenvolver soluções de TI personalizadas , e Fornecer serviços ao cliente impulsionados por inteligência artificial .

Seus investimentos significativos em tecnologia de IA estão estabelecendo. novos padrões para eficiência e inovação na indústria.

Quais são os Estudos de Caso da Automação Contábil de IA?

A inteligência artificial está revolucionando a indústria contábil ao reorganizando processos e melhorando a precisão Vamos explorar estudos de casos do mundo real que destacam como usar ferramentas de IA na contabilidade para resultados ótimos:

Caso 1: Revolucionando Vários Processos de Negócios na Johnston Carmichael

Empresa: Johnston Carmichael
Desafio: O portal do cliente estava desatualizado, desajeitado e pouco fácil de usar, levando a menos de 10% de uso do cliente e soluções alternativas frequentes, como e-mail.
Solução: Implementação do Glasscubes, uma solução de colaboração completa com recursos como aprovações eletrônicas de documentos, solicitações de arquivos em massa e trilhas de auditoria.
Resultado: Aumento significativo no envolvimento do cliente e da equipe. A Glasscubes simplificou processos, economizou tempo e melhorou as interações com os clientes, especialmente na linha de negócios de auditoria.

Caso 2: Aprimorando a Automação do Sucesso do Cliente na Octane Accountants

Empresa: Contadores Octane
Desafio: A gestão manual e desconectada do relacionamento com o cliente prejudicou a eficiência e a experiência do cliente.
Solução: Transição para Accountancy Manager, uma plataforma automatizada de gestão de relacionamento.
Resultado: Revolucionou o sucesso do cliente e as funções de gerenciamento de contas, melhorou a experiência do cliente, comunicação centralizada e reduziu significativamente o tempo gasto em tarefas de atendimento ao cliente.

Caso 3: Otimizando a Entrada de Dados e Monitoramento de Conformidade na Page One Formula

Empresa: Fórmula da Página Um
Desafio: A entrada manual de dados, a preparação de relatórios e o monitoramento da conformidade eram trabalhosos e propensos a erros.
Solução: Adotou ferramentas de IA como Xero para contabilidade, ADP para folha de pagamento e QuickBooks para vários processos financeiros.
Resultado: Automatizou processos críticos, melhorou a eficiência operacional, reduziu erros e promoveu relacionamentos mais fortes com os clientes por meio de serviços rápidos e precisos.

Caso 4: Acelerando a Reconciliação na Rigits

Empresa: Rigits
Desafio: Atrasos e prazos perdidos devido ao envio de informações de transações pelos clientes dentro de seus horários.
Solução: Implementado o Uncat, que automatiza a coleta de informações de transações e se integra ao QuickBooks Online.
Resultado: reduziu significativamente a necessidade de lembretes por e-mail, simplificou a categorização de transações e melhorou a eficiência e a precisão das reconciliações financeiras.

Quais são os principais benefícios da contabilidade de IA?

À medida que a tecnologia de IA continua a avançar, suas Integração nas práticas contábeis oferece inúmeras vantagens.

Compreender como utilizar ferramentas de IA na contabilidade pode transformar operações financeiras e melhorar a eficiência geral

1. Identificando Padrões em Conjuntos de Dados Grandes:

A inteligência artificial detecta rapidamente. padrões ou discrepâncias em dados financeiros, fornecendo maior visibilidade e medidas proativas .

2. Aproveitando a Análise Preditiva:

A análise impulsionada por IA permite decisões informadas sobre alocação de recursos e estratégias futuras , permitindo que as organizações se mantenham à frente das condições de mercado.

3. Obtendo insights sobre o comportamento do cliente:

Sistemas alimentados por inteligência artificial analisam transações anteriores e prever resultados futuros , ajudando as instituições financeiras a entender as necessidades dos clientes e desenvolver estratégias personalizadas.

4. Prevenindo Fraudes:

A inteligência artificial detecta e previne fraudes através da análise. Vastas quantidades de dados em tempo real , permitindo que empresas façam responda rapidamente e minimizar perdas .

5. Buscando Novo Capital :

Técnicas avançadas de aprendizado de máquina permitem plataformas de negociação automatizadas, otimizando lucros e eficiência , e fornecendo uma vantagem competitiva no mercado.

Quais são as desvantagens da IA na contabilidade?

Assim como benefícios, também existem potenciais desvantagens essenciais de utilizar a IA na contabilidade. Compreender como utilizar ferramentas de IA na contabilidade, enquanto estiver ciente desses aspectos negativos, é crucial para. implementação eficaz :

1. Preocupações com a Perda de Emprego:

Embora a IA ofereça muitos avanços, também levanta preocupações sobre Deslocamento de empregos humanos. Com tarefas antes realizadas por contadores agora automatizadas, há um necessidade de reciclagem ou reimplantação dos trabalhadores.

2. Preocupações com a Segurança de Dados:

a violações de segurança. Se houver uma falha em um sistema, ela pode ser explorada por hackers para obter acesso não autorizado ou roubar informações confidenciais. armazenamento de dados ou processamento Informações financeiras sensíveis podem estar em risco.

3. Dependência de IA:

Depender demais da IA pode levar a complacência e um falta de pensamento crítico Para evitar isso, é essencial manter a supervisão humana para verificar as informações geradas pela IA.

Quais são as tendências futuras da IA na contabilidade?

À medida que a IA continua a evoluir, seu impacto na contabilidade está se tornando cada vez mais significativo. cada vez mais significativo. Compreender as tendências futuras neste campo é essencial para se manter à frente da curva.

1. A inteligência artificial faz mais do que tarefas básicas de contabilidade:

A inteligência artificial irá se formar em lidar com tarefas repetitivas, como entrada de dados, para enfrentar processos contábeis mais complexos.

2. Fale com seus números:

Imagine ter uma conversa com seu software de contabilidade de IA! Processamento de Linguagem Natural (NLP) permitirá que contadores façam perguntas e deem instruções em inglês simples.

3. Blockchain encontra AI: uma combinação perfeita no paraíso financeiro.

Prepare-se para um time dos sonhos! IA e blockchain se unirão para criar um sistema financeiro super seguro e transparente.

4. Percepções só para você:

IA se tornará seu vidente financeiro, fornecendo recomendações personalizadas com base em sua situação financeira única.

5. Mantendo tudo limpo e ético:

À medida que a IA se torna mais poderosa, precisaremos garantir que ela siga as regras. Considerações éticas e privacidade de dados serão uma prioridade máxima.

6. As habilidades interpessoais se tornam superpoderes:

Não se preocupe, os robôs não substituirão completamente os contadores. A necessidade de uma comunicação forte, pensamento crítico e planejamento estratégico se tornará ainda mais importante. Os contadores se tornarão conselheiros financeiros confiáveis, não apenas calculadores de números.

Explore guias de como fazer para mais inspiração:

Confira estes guias de como fazer para uma dose de inspiração! Eles vão ajudá-lo a ser criativo e dominar novas habilidades.

• Como Usar as Páginas de IA de Perplexidade para Escrever Artigos
• Como Usar a Inteligência Artificial para Planejar uma Viagem
• Como Usar IA Para Construir Um Site

Perguntas frequentes

Conclusão

Compreender como usar ferramentas de IA na contabilidade pode impulsionar o seu negócio, tornando as tarefas financeiras mais eficientes. eficiente e preciso .

Ao integrar a inteligência artificial nas funções contábeis diárias, é possível otimizar processos como: previsão , agendamento e análise de dados . Quer aprender mais sobre IA? Confira o Glossário de IA .